Blogg

Hold deg oppdatert!

6 steg for å identifisere kostnadsdrivere og skape bedre resultater for din bedrift


Skrevet avFrode Pedersen 16. October 2020

Grossister, distributører og netthandelsbedrifter møter stadig hardere konkurranse. Det kan være fra helt nye aktører, eller en etablert aktør som Amazon. Nye aktører har gjerne andre og langt mer effektive måter å betjene kundene sine på enn de eksisterende. De velger markeder og segmenter hvor de har størst mulig potensial for marginforbedring. Så hvordan unngå at de går løs på nettopp ditt marked – og din bedrift?

Når eksisterende selskaper møter ny konkurranse, er det helt avgjørende at de forstår sine egne kostnader knyttet til kunder og produkter. Å bare se på regnskapet vil ikke gi det riktige bilde av situasjonen. De avgjørende kostnadsdriverne i verdikjeden kan dessverre sjelden leses ut fra regnskapet.

Løsningen i denne situasjonen er å identifisere alle kostnadsdriverne. Du må bli mest mulig effektiv og lønnsom – og det raskt. Hvis din bedrift betjener markedet på en svært effektiv måte, vil du redusere sjansen for at brysomme konkurrenter vil entre området. I denne artikkelen gir vi deg info om hva som skal til for å identifisere og eliminere kostnadsdriverne dine.

 

Du må få frem fakta slik at du kan iverksette målrettede tiltak.

 

Få frem alle fakta

Når du skal finne kostnadsdriverne, må du gå forbi de ordinære regnskapsrapportene. De viser ikke det reelle bildet når det gjelder produkters og kunders lønnsomhet. Du må få frem fakta slik at du kan iverksette målrettede tiltak. Du må komme til bunns i følgende spørsmål:

Hvordan bruker ditt selskap ressursene sine?

Hvor effektive er prosessene knyttet til kunder og produkter?

 

Noen typiske kostnadsdrivere

Heldigvis er de fleste kostnadsdrivere generiske, men noen er selskaps- og bransjespesifikke. Vår metode for analyse og implementering er spesielt tilpasset grossister, distributører og netthandelsbedrifter, men vi tror at flere enn disse bransjene vil ha god nytte av å tilegne seg denne kunnskapen. Legg også merke til at det i tillegg til å identifisere kostnadsdriverne er viktig å finne tiltak for å bedre topplinjen. Her er noen av de mest vanlige kostnadsdriverne du bør være på utkikk etter:

Kundeadferden

Dette er den viktigste kostnadsdriveren for en grossist. Den påvirker hele verdiskapningskjeden hos grossisten, både positivt og negativt. Løsningen for deg er å ha inngående kunnskap om hvilken lønnsomhet dine ulike kunder har for deg. Det vil hjelpe deg med å prioritere kunder i en ellers hektisk hverdag.

  • Hvilke kunder kan betjenes med lite ressurser og samtidig gi god lønnsomhet? Dette vil være kunder du skal prioritere.  
  • Hvilke kunder krever mye ressurser av dere? De kan kjennetegnes ved at de har mange ordre med lav verdi eller mange reklamasjoner. Disse skal du ikke prioritere, så sant du ikke kan øke deres lønnsomhet ved å hjelpe dem til en rasjonell adferd. 

Altfor ofte ser vi at grossister gir de samme priser og betingelser til både lønnsomme og ulønnsomme kunder. Det er ikke lønnsomt for deg!

Forhold og egenskaper ved produkter og varegrupper

Dette kan skape mye ressursbruk i varemottak og innlagring, samt ved plukk og pakk. Men denne kostnaden blir sjelden fanget opp av regnskapet. Virkeligheten kan være at produkter med et svært høyt dekningsbidrag egentlig er tapsprodukter når du hensyntar deres bruk av selskapets ressurser.

Dårlig og mangelfull dokumentasjon fra leverandøren

Slike mangler kan medføre ekstra ressursbruk for deg i både varemottaket og innkjøpsavdelingen og på den måten medføre økte kostnader for produktet.

Innkjøpspolicy med utilsiktede konsekvenser

Dette kan bli en kostnadsdriver for mange. Et eksempel kan være når det oppmuntres til å gjøre små bestillinger. Det kan skape restordresituasjoner med flere delleveranser. Vi har blant annet sett at en kunde økte fraktprosenten fra 4,85 til 6,60 prosent, noe som istedenfor å styrke bunnlinjen faktisk reduserte resultatet i selskapet med så mye som 23 prosent.

Kundebonuser

Disse har ofte en negativ og utilsiktet effekt og påvirker resultatet ditt på en dårlig måte.

 

Aktivitetsbasert kostnadskalkulasjon (ABC-metoden)

Vår metode for å finne kostnadsdrivere bygger på ABC-metoden (Activity Based Costing) som ble utviklet ved Harvard i 1989. Et viktig skille er at vår tilnærming tar utgangspunkt i transaksjonskostnader og prosesser. Dette åpner for innsikt og muligheter som det er vanskelig å få til med et regnskapsmessig utgangspunkt.

Considium startet med ABC-metoden på 90-tallet og besluttet tidlig at vi skulle tilpasse den til grossister og distributører. Senere har vi utvidet den til også å gjelde netthandelsbedrifter.

 

6 steg for å lykkes med identifiseringen av kostnadsdrivere

1. Start med den viktige aktivitetskartleggingen

Denne aktivitetskartleggingen er sentral i ABC-analysen. Vi i Considium har utviklet og bruker en spesifikk kartleggingsmetodikk tilpasset grossister og distributører på disse fire sentrale områdene i virksomheten. Slik kan kartleggingen av aktiviteter og arbeidsprosesser gjøres raskt og presis, og det er i denne prosessen du kan identifisere kostnadsdrivere. For å komme til bunns bør du benytte deg av ulike former for intervjuer og datainnhenting, avhengig av hvilke områder du ønsker å kartlegge. Disse fire sentrale områdene i bedriften din bør du gjennomgå med lupe:

  • Salgsorganisasjonen, innkjøp og administrasjon
  • Lager- og logistikk organisasjonen
  • Butikker /servicesenter
  • «Datasenter», spesielt knyttet til netthandelsvirksomhet.

2. Knytt sammen regnskapet med aktivitetsanalysen

Dette grepet gir deg selskapets aktivitetsregnskap, hvor du vil se de reelle kostnadene ved de ulike aktivitetene i selskapet (altså ikke bare de regnskapstekniske kostnadene).

La oss ta et eksempel:

Salgsaktivitetene til selskapet ditt koster 28 MNOK (avdelingsregnskap salg). Til din store overraskelse jobber flere i salgsavdelingene også med innkjøpsaktiviteter. Dette tilsvarer en kostnad på 4 MNOK. Selskapets innkjøpskostnader var derfor ikke de 8 MNOK som du antok (avdelingsregnskap innkjøp), men faktisk 12 MNOK når du tar hensyn til innkjøpsaktivitetene i salgsenhetene dine. Dette viser hvordan bildet endres når opplysninger fra regnskapet og aktivitetsanalysen knyttes sammen. Når det blir synlig på denne måten er det enklere å vurdere om dette er ønskelig adferd for fremtiden, eller om tiltak bør gjennomføres for å endre kurs.

3. Fordel aktivitetskostnader på kunder og produkt

Aktivitetskostnadene fordeler du på kunder eller produkter ved hjelp av fordelingsnøkler. Det gir et bilde av hvordan kundene og produktene forbruker selskapets ressurser. Eksempel: Aktivitetsregnskapet sier at behandling av returer i salgsavdelingen koster 0,8 MNOK. Disse kostnadene belaster så selskapet kunder som har hatt retur. Antall returer brukes som fordelingsnøkkel. Kunder uten returer blir ikke belastet med disse kostnadene. På denne måten fremkommer et riktig bilde for hva den enkelte kunde faktisk koster med hensyn til retur.

Typiske fordelingsnøkler å bruke kan være følgende:

  • Ordre
  • Ordrelinjer
  • Returer
  • Restordre
  • Faktura
  • Fakturalinjer

4. Beregn driftsresultatet for hver enkelt kunde og produkt

Her skal du også ta hensyn til eventuelle kunde- og leverandørbonuser, samt frakt knyttet til leveransene ut til kundene. Summerer du opp driftsresultatene for den enkelte kunde eller produkt, skal dette kunne avstemmes mot driftsresultatet i regnskapet.

Ved å gjøre dette får du et presist bilde av kunde- og produktlønnsomheten din. Denne informasjonen vil være verdifull når du skal velge mellom ulike markedssegment og markedskanaler, og for vurdering av produktsortiment og prising av produkter.

Den endelige analysen vil gi deg støtte for strategiske og operative beslutninger i selskapet og være et godt grunnlag for økt lønnsomhet.

5. Realiser potensialet!

Når fakta foreligger er tiden inne for å realisere potensialet du har identifisert. I denne fasen er det viktig «å våge å gjøre det enkelt». Med bakgrunn i fakta fra kartleggingen, konkretiserer du hvilke tiltak som skal gjennomføres. Her må du gjøre de nødvendige prioriteringer og bestemme deg for en effektiv fremdrift, samt konkretisere hvem som skal inneha de ansvarlige rollene underveis.

6. Få på plass en enkel og effektiv metode for oppfølging

Oppfølgingen skal sikre at identifiserte tiltak blir gjennomført og gevinsten realisert. Husk også å gjenta analysen med jevne mellomrom. Vårt råd er å bruke ABC-metoden som et supplement til det tradisjonelle regnskapet, og at du gjennomfører denne type analyser med to til fire års mellomrom, avhengig av størrelse, bransje og ikke minst behov.

Considium har snart 30 års erfaring med ABC-konseptet. Vi sikrer at du får kvalitet i leveransen og en rask gjennomføring av analysen. 

 

For nærmere informasjon, er du velkommen til å ta kontakt med oss.

 

 

Temaer: Leders verktøykasse, Resultatledelse